Dazu kommen Sporthallen, Sportplätze, Gebaude der Berufsfeuerwehr, Verwaltungsgebäude, aber auch Trauerhallen und Kleinobjekte wie Brunnen u.v.m. Diese Vielzahl und die Verschiedenheit der Gebäude erfordern individuelle Vorgehensweisen und die Einbindung unterschiedlichster Interessen und Ressourcen. Alle damit verbundenen Aufgaben sind im Amt für Gebäudemanagement gebündelt und beinhalten in der Hauptsache:

• Neu-, Um-, Erweiterungsplanung und -bau
• Bauliche Unterhaltung
• Haustechnische Unterhaltung
• Energiebewirtschaftung
• Hausmeister- und Platzwartdienste
• Gebäudereinigung.

Um einen vollständigen Überblick über den Gebäudebestand der Stadt sowie aktuelle digitale Pläne zu erhalten, wurde 2009 die Anschaffung einer CAFM-Lösung sowie die Bestandserfassung aus einer Hand ausgeschrieben. Zielstellung der Stadt ist es, Kostentransparenz zu schaffen und gleichzeitig Systemunterstützung bei der Vielzahl der jährlich anfallenden Einzelmaßnahmen (ca. 9000) im Bereich Haustechnik und Bauunterhalt zu gewährleisten. Weiterhin soll über das Energiemanagement die transparente Darstellung von Verbräuchen und Kosten an den mehr als 150 Standorten vereinfacht werden. Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung mit umfassender System-Präsentation vor Ort fiel die Entscheidung auf das CAFM-System "Spartacus FM" der N+P Informationssysteme GmbH.

Die Software überzeugte durch eine hohe Funktionsabdeckung bei gleichzeitiger Flexibilität in den Prozessabläufen. Die Einführung der Software lief in mehreren Phasen ab. Themenbezogene Workshops dienten dazu, die Anforderungen gemeinsam mit der Stadt im Detail zu analysieren und in Teilschritten umzusetzen. Gleichzeitig wurden im Rahmen dieser Projektphasen auch die Flächendaten in das System importiert. Damit wurden die Grundlagen für darauf aufbauende Aufgaben wie z. B. Flächenmanagement und Reinigung geschaffen. Auch hier erwies sich N+P, langjähriger Partner der Autodesk GmbH, als flexibel und effizient. Über die erworbene Stadtlizenz arbeiten aktuell ca. 20 Nutzer im Amt für Gebäudemanagement mit dem System. Perspektivisch strebt man in Witten eine ämterübergreifende Nutzung der CAFM-Software an.

Projektleiter Matthias Feller ist dahingehend sehr zuversichtlich – zieht er doch aus der bisherigen Zusammenarbeit ein positives Resümee: "N +P hat uns als CAFM-Partner überzeugt. Das Spartacus-Team bewies in der zurückliegenden Einführungsphase nicht nur Fach-Know-how, sondern arbeitete auch mit einer hohen Dialogorientierung. Dadurch wurde sichergestellt, dass sich unsere Prozesse in der Software wiederfinden. Mit "Spartacus" haben wir nun ein CAFM-System im Einsatz, welches unsere Anforderungen optimal abdeckt.

Erschienen in: FACILITY MANAGEMENT, Ausgabe 1/2011