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Wirtschaftlichkeit und Transparenz sind wesentliche Anforderungen an die zukunftsorientierte öffentliche Verwaltung. Das gilt ebenso für das Management von Gebäuden, Liegenschaften und Grundstücken.
Mit SPARTACUS steht ein Werkzeug zur Verfügung, das hilft, diese Anforderungen erfolgreich zu meistern. Auch die Bestandserfassung im Rahmen der Doppik-Einführung wird durch das CAFM-System unterstützt.
„Das, was wir bisher geschafft haben, hätten wir mit keinem anderen Anbieter erreichen können. Aus der Geschäftsbeziehung wurde eine Partnerschaft mit der N+P Informationssysteme GmbH, dem Hersteller von SPARTACUS“.
[Thomas Dirkes, Werkleiter, Eigenbetrieb Kommunale Immobilien Jena]
Als „Dienstleister aus einer Hand” ist der Eigenbetrieb der Stadt Jena „Kommunale Immobilien Jena“ (KIJ) zentraler Ansprechpartner für alle privaten, gewerblichen und verwaltungsinternen Nutzer der städtischen Gebäude. Um die Prozesse in einer zentralisierten Bewirtschaftung der Gebäude zu optimieren, entschied man sich 2004 nach einer europaweiten Ausschreibung für den Einsatz von SPARTACUS.
Für das System sprach laut Thomas Dirkes, Werkleiter der KIJ, die „überzeugende Funktionalität, hohe Flexibilität des Systems hinsichtlich der Systemanpassung und die Integrationsmöglichkeiten zu weiteren Softwaresystemen“.
„Der Eigenbetrieb ZIM arbeitet im Bereich der technischen und infrastrukturellen Gebäudeverwaltung mit der Software SPARTACUS sehr erfolgreich.“
[Dr. Christoph Scheurer, Landrat Chemnitzer Land]
Der Eigenbetrieb Zentrales Immobilienmanagement (ZIM) des Landkreises Chemnitzer Land verwaltet und betreut seit 1. Januar 2002 die landkreiseigenen Immobilien. Schon in Vorbereitung der Betriebsgründung des ZIM hat sich die Landkreisverwaltung mit der Einführung eines CAFM-Systems für die zentrale Immobilienverwaltung auseinandergesetzt. Hauptanliegen war es, in einem zentralen System alle Daten der zu bewirtschaftenden Objekte zu verwalten.
Ebenso sollten alle mit dieser Aufgabe betrauten Mitarbeiter die Daten pflegen und einsehen können. Im Oktober 2003 begann die Arbeit mit SPARTACUS. Seither wird das System stetig erweitert.
„Die N+P Informationssysteme GmbH hat uns als CAFM-Partner überzeugt. Das SPARTACUS-Team bewies in der zurückliegenden Einführungsphase nicht nur Fach-Know-how, sondern arbeitete auch mit einer hohen Dialogorientierung. Dadurch wurde sichergestellt, dass sich unsere Prozesse in der Software wiederfinden. Mit SPARTACUS Facility Management® haben wir nun ein CAFM-System im Einsatz, welches unsere Anforderungen optimal abdeckt.“
[Matthias Feller, Projektleiter, Stadt Witten]
Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung mit umfassender System-Präsentation vor Ort fiel die Entscheidung auf das CAFM-System SPARTACUS Facility Management® der N+P Informationssysteme GmbH (N+P).
Die Software überzeugte durch eine hohe Funktionsabdeckung bei gleichzeitiger Flexibilität in den Prozessabläufen. Die Einführung von SPARTACUS Facility Management® lief in mehreren Phasen ab.
In Verbindung mit der anstehenden Doppik-Umstellung wird die Stadt Crimmitschau die Verwaltung ihrer kommunalen Immobilien zentralisieren. Einmal Aufwand – Doppelter Nutzen. Vorrangiges Ziel dabei ist es, die Effektivität in der Bewirtschaftung und Nutzung der stadteigenen Gebäude zu bündeln und zu steigern. Weiterhin sollen die Fachbereiche von Themen entlastet werden, die nicht zu den eigentlichen Aufgaben gehören.
Handlungsbedarf besteht laut Uwe Müller, Hauptamtsleiter der Stadt Crimmitschau, in vielen Bereichen. Themen sind in einem ersten Schritt die Optimierung der Ressourcen (Strom, Heizung, Wasser), der Reinigung, der Wartung, der Instandhaltung sowie die dazugehörigen Verträge. Zur Umsetzung der damit verbundenen Aufgaben setzt man in der Stadtverwaltung Crimmitschau neben einer organisatorischen Veränderung (Personal, Räumlichkeiten, Zuständigkeiten, …) zukünftig auch auf professionelle Softwareunterstützung.
Die Entscheidung fiel dabei auf SPARTACUS Facility Management®, die FM-Software für die öffentliche Verwaltung. Gründe dafür waren unter anderem die hohe Flexibilität des SPARTACUS-Teams hinsichtlich der Integration fachspezifischer Anwendungen sowie die Partnerschaft mit der Kommunalen Informationsverarbeitung Sachsen (KISA). Damit ist die Integration in die kommunale Softwarelandschaft gewährleistet.
Die Vielfalt der Aufgaben im Bereich der Gebäudebewirtschaftung ist unabhängig von der Größe einer Kommune. Auch das Aufgabenspektrum der Stadt Meerane ist bunt gefächert.
Unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit und der Zielsetzung, die substanziellen Vermögenswerte langfristig zu erhalten, wird die westsächsische Stadt mit rund 17.000 Einwohnern ihre Gebäudebewirtschaftung neu strukturieren.
Die Kommune besitzt neben den klassischen Verwaltungsgebäuden ebenso ein ambulantes Operationszentrum, eine neue Bibliothek, mehrere Vereinsheime mit Gaststättenbetrieb, Wohnhäuser, Sportstätten mit Kurzzeitvermietung und natürlich einige Kindertagesstätten und Schulen.
Die Stadt übernimmt damit unterschiedliche Rollen: Sie ist Vermieter an Gewerbetreibende und an Privatpersonen, gleichzeitig aber auch als Betreiber und Nutzer verantwortlich für Ihre Immobilien – mit allen dazugehörigen Aufgabenstellungen.
Meerane wird hier – auch organisatorisch – neue Wege gehen und hat sich mit der Software SPARTACUS Facility Management® ein leistungsfähiges Werkzeug zur Unterstützung der kommunalen Gebäudeverwaltung ins Haus geholt.
