Budgetmanagement und Kostenverfolgung
Schnelle und flexible Budget- und Kostenkontrolle mit CAFM
Kostentransparenz in der Anlagen- und Gebäudebewirtschaftung
Im Bereich Facility Management stehen Sie vor der Herausforderung, sämtliche Aktivitäten, die für den sicheren und nachhaltigen Betrieb Ihrer Immobilien und Anlagen notwendig sind, im vorgegebenen Kostenrahmen umzusetzen. Um alle geplanten Maßnahmen mit dem im Geschäftsjahr verfügbaren Budget umsetzen zu können, ist eine permanente Kostenkontrolle notwendig.
Für die zentrale Überwachung der aktuellen und geplanten Ausgaben benötigen Sie ein verlässliches IT-Werkzeug, das alle Budgets und Kosten, die im Rahmen Bewirtschaftung entstehen, zentral überwacht. Mit der transparenten Festlegung von Budgets und exakten Dokumentation von geplanten sowie entstandenen Kosten erhalten Sie auf Knopfdruck Antworten auf folgende Fragestellungen:
- Sind für die geplante Maßnahme noch Mittel im Budget verfügbar?
- Wie hoch sind die Ausgaben nach der ersten Jahreshälfte?
- Wie verteilen sich die Kosten auf die zu verwaltenden Objekte?
Zentrale Zusammenführung aller Budget- und Kosteninformationen mit CAFM
Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) verwaltet Budgets und Kosten innerhalb des Facility Managements in Form einer Nebenbuchhaltung. Das IT-Werkzeug unterstützt alle durch die GEFMA-Richtlinie 444 definierten Teilprozesse. Sie erhalten dadurch jederzeit einen aktuellen Überblick zu allen Budgets und Kosten.
Umfassende Unterstützung bei der Budgetplanung und Kostenkontrolle
Budgets planen und Kosten im Blick behalten
Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® ermöglicht im Rahmen der Budgetverwaltung die Kontrolle von Investitionsplänen und laufenden Betriebskosten. Dabei wird beispielsweise das Management von Budgets über einen festgelegten Zeitraum oder die Zuordnung reservierter Beträge zu definierten Budgets unterstützt. Außerdem verwaltet SPARTACUS die Kosten des Facility Managements in Form einer transparenten Nebenbuchhaltung. Die Anbindung an das Finanzbuchhaltungssystem ist dabei selbstverständlich möglich.
Kernfunktionalitäten:
- Anlegen und Bearbeiten von Budgets
- Verwaltung von Budgetstrukturen als Deckungsring
- Budgetbetrachtung wahlweise brutto oder netto
- Zuordnung von Budgets zu Investitionsmaßnahmen, Störungen sowie zugehörigen Aufträgen
- Zuordnung von Budgets zu Verträgen
- Steuerbares Verhalten bei Budgetüberziehungen
- Reporting der aktuellen Budgetauslastungen
- Zuordnung von Kosten und Erträgen zu den verwalteten Objekten
- Definition von Kostenarten und Sachkonten (z. B. nach DIN 18960 oder nach DIN 276)
- Definition von Leistungsarten zur Klassifizierung von Einnahmen
- Definition von Kostenstellen
- Definition von Kostenträgern bzw. Produkten
- Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen inklusive Mahnwesen
- Abbildung von Freigabeworkflows
- Hinterlegung von Dokumenten
- Generierung eines Rechnungsbegleitscheins
- Darstellung und Überwachung von Zahlungsverpflichtungen/Sollstellungen aus bestehenden Vertragsverhältnissen
- Abbildung von Daueraufträgen bzw. Rechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten
- Auswertung und Benchmarking von Kosten und Erträgen nach verschiedensten Merkmalen
- Definition von Nutzern und Nutzergruppen mit Zuordnung zu Räumen
- Verrechnung von Kosten anhand der genutzten Fläche auf die Nutzer und Nutzergruppen
- Verrechnung als geführter Assistent mit mehreren Kontrollschritten
- Erzeugung von Verrechnungsbuchungen
Kosten- und Budgetkennzahlen auf Knopfdruck
Ihr Arbeitsalltag ist davon geprägt, dass Sie ad hoc verlässliche Aussagen zu Budgets und Kosten treffen müssen. Die Informationen zu bereits entstandenen Kosten sowie zum verbleibenden Budget sind sowohl für die Geschäftsleitung als auch für Sie von höchster Relevanz. Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® unterstützt Sie dabei, schnell und komfortabel Reports und Auswertungen zu sämtlichen Budget- und Kostenfragen zu erstellen.
Beispielreports:
- Budgetauslastung mit Gruppierung nach Objekt
- Budgetauslastung mit Maßnahmen
- Kostenübersicht innerhalb des Budgets inklusive Kostenart
- Buchungen nach Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger
- Buchungen nach Maßnahmen
- Kostenentwicklung pro Gebäude
- Bilanz Gebäude und Gebäudekomplex
Whitepaper: Vorteile von CAFM im FM
Unser kostenfreies Whitepaper stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben.
Look & Feel: SPARTACUS für den Einsatz im Budgetmanagement und in der Kostenverfolgung
Kontakt
Sie haben Fragen zur Abbildung der FM-Prozesse?
Gern informieren wir Sie, wie SPARTACUS Sie bei Ihren Prozessen unterstützen kann.
Der Prozess Budgetmanagement und Kostenverfolgung wird häufig zusammen mit folgenden Prozessen genutzt:
Häufige Fragen zu Budgetmanagement und Kostenverfolgung
Kann SPARTACUS mit RiMaGo (Richtlinie zum Management von Gebäuderisiken) verbunden werden?
Ja, SPARTACUS Facility Management bietet eine RiMaGo-Schnittstelle. Damit lassen sich Risikobewertungen und Maßnahmenpläne direkt in die Betreiberprozesse integrieren.
Können in SPARTACUS Facility Management Ausgangsrechnungen erstellt werden?
Ja, SPARTACUS ermöglicht die automatische Erstellung und den Versand von Ausgangsrechnungen. Diese basieren auf gebuchten Leistungen oder Vertragsdaten.
Können Kosten aus anderen Systemen importiert werden?
Ja. SPARTACUS bietet Schnittstellen und Importfunktionen, um Kostenbuchungen aus ERP- oder Finanzsystemen zu übernehmen – beispielsweise per Datenbankanbindung oder Excel-/CSV-Import.
Können Kosten und Budgets in Echtzeit überwacht werden?
Ja. Dashboards zeigen Budgetverbrauch, Restmittel und Abweichungen in Echtzeit an.
Lassen sich Kostenstellen und Kostenträger zuordnen?
Ja. Kostenstellen und Kostenträger können einzelnen Objekten, Flächen oder Maßnahmen zugeordnet werden.
Lässt sich SPARTACUS Facility Management mit der Finanzbuchhaltung Diamant verbinden?
Ja, SPARTACUS Facility Management verfügt über eine Schnittstelle zur Diamant-Finanzbuchhaltung. Kosten- und Rechnungsdaten können damit nahtlos synchronisiert werden.
Stehen in SPARTACUS Benchmark-Funktionen zur Verfügung?
Ja, SPARTACUS Facility Management stellt Benchmark-Funktionen bereit. Damit können zentrale Kennzahlen – etwa Energieverbrauch, Reinigungskosten pro m2, Instandhaltungskosten je Gebäude oder Flächenauslastung – erhoben und verglichen werden. Die Ergebnisse lassen sich objekt-, standort- oder organisationsübergreifend auswerten und grafisch darstellen. So erhalten Sie eine transparente Grundlage, um Abweichungen zu identifizieren, Optimierungspotenziale zu erkennen und Ihre Immobilienstrategie datenbasiert weiterzuentwickeln.
Unterstützt SPARTACUS das SEPA-Verfahren?
Ja, das CAFM-System unterstützt das SEPA-Lastschriftverfahren. Mandate können im System hinterlegt werden und die Abbuchungen erfolgen automatisch.
Unterstützt SPARTACUS die Kostenverfolgung nach DIN 276?
Ja. Kosten können gemäß DIN 276 strukturiert, ausgewertet und exportiert werden.
Unterstützt SPARTACUS eine Anbindung an OSPlus?
Ja, für Sparkassen und Banken steht in SPARTACUS eine OSPlus-Schnittstelle bereit. So ist ein reibungsloser Datenaustausch mit den Bankensystemen möglich.
Verfügt SPARTACUS FM über eine camt053-Schnittstelle?
Ja, über die camt053-Schnittstelle künnen elektronische Kontoauszüge in SPARTACUS Facility Management eingelesen und automatisch mit offenen Forderungen abgeglichen werden.
Welche Auswertungsmöglichkeiten gibt es?
Es stehen Standardberichte zur Budgetentwicklung, Kostenträgerauswertung und Maßnahmenkostenanalyse zur Verfügung. Diese können in SPARTACUS gefiltert, grafisch aufbereitet und nach Excel exportiert werden.
Wie unterstützt SPARTACUS Facility Management die Budgetplanung?
Budgets können auf Projekt-, Objekt- oder Maßnahmenebene angelegt, freigegeben und überwacht werden. Änderungen und Reservierungen werden versioniert dokumentiert.
Wie werden Budgets in SPARTACUS überwacht?
Budgets werden direkt im System hinterlegt und mit den zugehörigen Auftrags- oder Maßnahmenkosten verknüpft. Überschreitungen werden automatisch angezeigt und können in Berichten oder Dashboards ausgewertet werden.