Fuhrparkmanagement
Fuhrpark mit CAFM optimal managen
Hoher Koordinierungsaufwand durch Reservierungsanfragen
Der Fuhrpark wird in Ihrem Unternehmen von vielen Mitarbeitern genutzt. Als Fuhrparkleiter sind Sie für die Sicherstellung der technischen Verfügbarkeit des Fahrzeugbestandes verantwortlich. Durch die regelmäßige Durchführung von Wartungen und Inspektionen wird der einwandfreie Betrieb gewährleistet.
Hinzu kommt, dass Ihre Mitarbeiter zu unterschiedlichsten Zeitpunkten ein Fahrzeug aus dem Fahrzeugpool in Anspruch nehmen möchten. Daraus entstehen Reservierungsanfragen für alle vorhandenen Fahrzeugtypen – vom Pkw über den Lkw bis hin zum Gabelstapler und Hubwagen.
Umso wichtiger ist es daher, dass der Fuhrpark über eine zentrale Plattform verwaltet und gesteuert wird. Alle Reservierungsanfragen bzw. -buchungen sowie dazugehörige Kosten und entstandene Schäden sollten zentral in einem IT-System zusammenfließen. Damit können Antworten auf die folgenden Fragestellungen gefunden und Koordinierungsaufwände gesenkt werden:
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Kann ich in der kommenden Woche noch einen Pkw für drei Personen reservieren?
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Welche Fahrzeuge müssen im nächsten Monat zur Hauptuntersuchung?
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Welche Kosten entstehen monatlich für den Betrieb des Fuhrparks?
Zentrale Zusammenführung aller Reservierungsinformationen
Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) steht Ihnen bei der Bearbeitung verschiedener Reservierungsanfragen zur Seite. Dabei werden Sie vollumfänglich unterstützt. Der komplette Prozess, von der Anfrage bis zur Abrechnung, wird damit transparent und durchgängig abgebildet.
Effiziente Steuerung und Dokumentation der Fuhrparkreservierungen
Durchgängiger Informationsfluss – von der Reservierung bis zur Abrechnung
SPARTACUS ermöglicht die komplette Bearbeitung einer Reservierungsanfrage. In Verbindung mit den FM-Prozessen Instandhaltungsmanagement sowie Budgetmanagement und Kostenverfolgung lassen sich zusätzliche Informationen aus dem Fuhrparkbetrieb abbilden. Anwender profitieren außerdem von der integrierten Terminerinnerungsfunktion, z. B. Radwechsel und Inspektionen.
Kernfunktionalitäten:
- Verwaltung des Fahrzeugbestandes
- Management von Rahmen- und Versicherungsverträgen
- Reservierung von Fahrzeugen
- Zusatzbuchungen zu Reservierungen (z. B. Dienstleistungen, Ausstattung)
- Verwaltung von Serienterminen
- Abrechnung von Reservierungen
- Dokumentation der Wartungsdurchführung inklusive Checkliste
- Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln, Störungen und geplanten Maßnahmen
- Dokumentation von Schadensfällen
- Auftragsmanagement mit Status-Workflow
- Hinterlegung von Angeboten und Kostenverfolgung
- Zuordnung von Kosten und Erträgen zu den verwalteten Objekten
- Erfassung von Eingangsrechnungen inklusive Abbildung von Freigabeworkflows
- Darstellung und Überwachung von Zahlungsverpflichtungen/Sollstellungen aus bestehenden Vertragsverhältnissen
Übersichten und Entscheidungsgrundlagen auf Knopfdruck
SPARTACUS Facility Management® hält eine Auswahl an praxiserprobten Reports und Auswertungen für Sie bereit. Auf deren Grundlage können Sie fundierte Entscheidungen treffen. Beispielsweise können Sie Kostentreiber identifizieren oder feststellen, ob aufgrund der aktuellen Auslastung eine Erweiterung des Fuhrparks notwendig wird.
Beispielreports:
- Technische Anlagen nach Anlagenklasse
- Kfz-Kosten pro Kilometer
- Vertragsübersicht
- Auslastung der Fahrzeuge pro Woche
- Störungen nach Anzahl
- Störungen nach Art
- Erledigte Wartungen nach Objekt
- Geplante Maßnahmen nach Jahr/Art
- Auftragsübersicht
Whitepaper: Vorteile von CAFM im FM
Unser kostenfreies Whitepaper stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben.
Look & Feel: SPARTACUS für den Einsatz im Fuhrparkmanagement
Kontakt
Sie haben Fragen zur Abbildung der FM-Prozesse?
Gern informieren wir Sie, wie SPARTACUS Sie bei Ihren Prozessen unterstützen kann.
Der Prozess Fuhrparkmanagement wird häufig zusammen mit folgenden Prozessen genutzt:
Häufige Fragen zu Fuhrparkmanagement
Ist eine automatische Erinnerung an Wartungs- oder Prüftermine möglich?
Ja. SPARTACUS kann fällige Wartungen, HU/AU-Termine oder Reifenwechsel automatisch überwachen und verantwortliche Personen rechtzeitig informieren.
Können externe Dienstleister eingebunden werden?
Ja. Werkstätten oder Leasingpartner können in den Prozess integriert werden, inklusive der Erfassung von Aufträgen und Dokumenten im System.
Können Fahrzeuge reserviert werden?
Ja. Das Modul unterstützt Einzel- und Serienreservierungen inkl. Abrechnung.
Können Fahrzeugreservierungen online erfolgen?
Ja. Über die Weboberfläche lassen sich Fahrzeuge schnell und einfach reservieren, auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet.
Lassen sich Kosten und Verbrauchsdaten auswerten?
SPARTACUS ermöglicht detaillierte Auswertungen zu Treibstoffverbrauch, Kilometerleistungen und Betriebskosten, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
Welche Aufgaben erfüllt das Fuhrparkmanagement in SPARTACUS?
Das Fuhrparkmanagement unterstützt bei der Verwaltung aller Fahrzeuge, vom Dienstwagen bis zu Spezialfahrzeugen. Es deckt Prozesse wie Fahrzeugerfassung, Reservierungen, Kostenkontrolle und Terminüberwachung für Wartung oder TÜV ab.
Welche Fahrzeugdaten lassen sich in SPARTACUS erfassen?
Technische Daten, Laufleistungen, Termine für Wartung oder HU sowie Versicherung und Kosten.