Diakonische Stiftung Ummeln

Diakonische Stiftung Ummeln nutzt zukünftig SPARTACUS Facility Management® zur Bewirtschaftung der 60 Standorte und Liegenschaften

Die Diakonische Stiftung Ummeln ist Träger von Einrichtungen der Behinderten- und Jugendhilfe in der Region Ostwestfalen-Lippe, im Märkischen Kreis sowie im südwestlichen Niedersachsen. Die Stiftung bietet ambulante und stationäre Wohnhilfen, tagesstrukturierende und Beschäftigungsangebote. 

Herausforderung

Mit dem Wachstum und der steigenden Ausdehnung der Einrichtung wurde die Betreuung der Standorte immer aufwendiger und zeitintensiver. Um dennoch schlanke und effiziente Bewirtschaftungsprozesse gewährleisten zu können, entschied sich die Diakonsche Stiftung Ummeln daher Mitte des Jahres für die Einführung einer Softwarelösung, die die Prozessdaten zentral und transparent verwaltet. 

IT-Lösung und Umsetzung

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung überzeugte die CAFM-Software der N+P Informationssysteme GmbH – SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) – durch einfache Bedienung sowie flexible Anpassungs- und vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. 

In einem ersten Schritt möchte der Träger zunächst alle technischen Anlagen mit SPARTACUS erfassen. Darauf aufbauend wird sie die Erfassung und Überwachung von Prüf-, Inspektions- und Wartungsfristen vornehmen sowie das komplette Störungsmanagement abbilden. Daraus resultierende Maßnahmen und Aufträge lassen sich dann effizient verwalten und steuern.

Weiterhin wird die Diakonische Stiftung Ummeln alle Flächendaten zu den 60 Standorten und Liegenschaften in SPARTACUS hinterlegen, um weiterführend mit verlässlichen Flächeninformationen arbeiten zu können. Mit einer CAD-Verknüpfung will die Stiftung außerdem flächenbezogene Informationen zukünftig anschaulich visualisieren (z. B. Flächenübersicht nach DIN 277, Leerstände) und strukturierte Auswertungsmöglichkeiten nutzen. 

Auch bei der Erfassung und Auswertung relevanter Verbrauchszahlen wird die Stiftung zukünftig unterstützt. Hierzu stehen Benchmark-Möglichkeiten zur Verfügung, um „energieintensive“ Objekte zu erkennen und Einsparmaßnahmen abzuleiten. Die dazugehörigen Kennzahlen lassen sich über individuelle Reports visualisieren.

Mit der Einführung des CAFM-Systems strebt die Diakonische Stiftung Ummeln außerdem die Schaffung von Transparenz innerhalb der Gebäudebewirtschaftung an. Mit einer bidirektionalen Anbindung an die vorhandene Finanzbuchhaltung Diamant werden Buchungen und Kreditoren übergeben. SPARTACUS ermöglicht dann strukturiere Auswertungen für einzelne Objekte – beispielsweise anhand von Kostenstellen. Es können somit zukünftig verlässliche Aussagen zu den Bewirtschaftungskosten einzelner Immobilien getroffen werden.

Ausblick 

In einem nächsten Schritt möchte die Diakonische Stiftung Ummeln außerdem das Mietmanagement mit Unterstützung von SPARTACUS durchführen. Die Hinterlegung aller Mietverträge bildet eine wichtige Grundlage, um beispielsweise die entstehenden Mietkosten sowie auslaufende Mietverhältnisse im Blick zu behalten.